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19.03.2018

Projektplan

Ohne einen ausgeklügelten Plan läuft selten etwas in einem Projekt gut. In unserem Businesstipp findest du sieben Tipps für eine optimale Projektplanung.

1. Meilensteine definieren
Ohne ein Ziel gibt es auch kein Projekt und kein Ende. Aber manchmal ist das Projekt so weit in der Ferne, dass sich kleine Meilensteine anbieten. Kleine Teilziele nach der Hälfte oder sogar einem viertel des Projekts helfen dir, Produktiver zu sein und dein Projekt zeitlich optimal durchzuplanen.
Du definierst gemeinsam mit deinem Projektteam ein Ziel und bestimmst, welche Ergebnisse vorliegen müssen, damit dieser Meilenstein als erfüllt betrachtet werden kann.

2. Die Aufwandszuordnung
Du solltest dein Projekt in kleine Arbeitspakete aufteilen und diese Pakete dann dem Aufwand entsprechend einteilen. Manche Arbeitspakete sind vielleicht schon am selben Tag erledigt, andere Arbeitspakete werden mehrere Tage und mehrere Teammitglieder in Anspruch nehmen.
Mit der Aufwandszuordnung kannst Du Dir schon im Vorfeld ein genaues Bild über den Umfang des Projekts gestalten.

3. Die Ablauf und Terminplanung
Durch eine logische Verknüpfung der einzelnen Arbeitsschritte taktest du dein Projekt durch. In dieser Planung regelst du auch die zeitliche Reihenfolge der einzelnen Schritte und klärst die Abhängigkeiten untereinander. Es ist nämlich gut möglich, dass ein Schritt im Projekt erledigt werden kann, wenn zwei andere bereits Ergebnisse vorweisen. Mit einer optimalen Planung kannst du Engpässe vermeiden.

4. Die Ressourcenplanung
Deine Teammitglieder müssen zum jeweiligen Zeitpunkt natürlich auch zur Verfügung stehen. Die Einsatzfähigkeit klärst du in diesem Schritt. Eine realistische Ressourcenplanung ermöglicht es, Überbelastungen zu erkennen und zu vermeiden. Freie Kapazitäten werden erkannt und können eingesetzt werden. Dies funktioniert nur, wenn alle Teammitglieder rechtzeitig die Arbeitszeiten angeben, in denen sie für die Projektarbeit zur Verfügung stehen.Neben der „Man-Power“ musst Du natürlich auch darauf achten, dass Sachmittel und sonstige Ressourcen zur Verfügung stehen.

5. Die Kostenplanung
In der Kostenplanung verschaffst Du Dir einen Überblick über die finanziellen Aufwendungen. Hierbei musst Du Dir Gedanken über die Bezahlung der Projektmitglieder, die Finanzierung eventueller Sachmittel und die Kosten für die Bearbeitung der einzelnen Arbeitspakete aus Schritt 2 machen.

6. Die Planoptimierung
Bevor es so richtig losgehen kannst, musst Du in diesem Schritt den Plan noch einmal ganz genau durchgehen. Bestimmt gibt es dort noch einige Stellen, die Du aktualisieren oder optimieren musst.
Die Ressourcenverfügbarkeit und der Ressourcenbedarf speilt dabei eine wichtige Rolle – denn meistens ist es so, dass eins von den beiden nicht ganz mitspielen will.
Übersteigt der Ressourcenbedarf die Ressourcenverfügbarkeit, muss entweder die Terminplanung oder die Ressourcenplanung überarbeitet werden. Eine Erhöhung der Ressourcenverfügbarkeit kann aber Auswirkungen auf die Kostenplanung mit sich ziehen. Wird eine Terminänderung durchgeführt, so müssen zeitlich unabhängige Arbeitsaufgaben entsprechend nach vorne oder hinten geschoben werden. 
Ist beides nicht möglich, hilft eine Reduzierung des Arbeitsvolumens, dabei besteht aber die Möglichkeit einer schlechteren Qualität.

7. Die Risikoanalyse
Bei einer Risikoanalyse identifizierst du Risiken und Probleme und leitest entsprechende Gegenmaßnahmen ein. Dies geschieht bereits im Vorfeld und wird mit dem Projektmitgliedern gemeinsam erarbeitet. Bei einer Risikobewertung wird abgeschätzt, welche Risiken eintreten können und welcher Schaden zu erwarten ist. Hierbei muss man abschätzen, welche Risiken getragen, welche behoben werden sollen und welche Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. Dabei muss man den finanziellen Aspekt immer im Auge behalten.

Kurzgesagt besteht der Projektplan aus:
· Beschreibung der Teilergebnisse 
· Die definierten und gesetzten Meilensteine 
· Eine Übersicht über Aufwendungen und Kosten 
· Die Risikoanalyse mit entsprechendem Maßnahmenkatalog

Und nun sollte deinem Projekterfolg nichts mehr im Weg stehen!